Kun je een avondje uit eten zakelijk afboeken?

Als ondernemer heb je regelmatig te maken met zakelijke kosten, en een diner buitenshuis kan daar soms ook onder vallen. Maar wanneer is een avondje uit eten in Elburg echt een zakelijke aangelegenheid en mag je de kosten daarvoor afboeken bij je bedrijf? Het is belangrijk om te weten welke regels de Belastingdienst hanteert, zodat je niet voor verrassingen komt te staan bij de belastingaangifte. In deze blog leggen we uit wanneer je een diner zakelijk kunt afboeken en welke voorwaarden daarbij komen kijken.

zakelijk of privé: wat is het verschil?

De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen voordat je een diner wilt afboeken, is of het echt een zakelijke aangelegenheid is of niet. Voor de Belastingdienst moet het duidelijk zijn dat de maaltijd een zakelijk doel dient. Een etentje met vrienden of familie valt dus onder privé-uitgaven en mag niet ten laste van je bedrijf worden gebracht. Maar als je bijvoorbeeld een potentiële klant, zakenpartner of collega uitnodigt voor een diner om zakelijke zaken te bespreken, kan het wel degelijk als een zakelijke kostenpost worden beschouwd.

Een avondje uit eten met je partner of gezin, zelfs als je daarbij iets over werk bespreekt, wordt in de meeste gevallen als privé-uitgave gezien. Het zakelijke aspect moet de hoofdmoot zijn van het etentje en niet slechts bijzaak.

wanneer mag je een diner zakelijk afboeken?

De Belastingdienst hanteert een aantal voorwaarden wanneer je kosten voor eten en drinken kunt afboeken als zakelijke kosten. Deze situaties kunnen bijvoorbeeld gelden:

1. Klanten of zakenrelaties: Wanneer je tijdens een diner zakelijke zaken bespreekt met een klant, potentiële klant, leverancier of zakenpartner, dan kun je deze kosten onder bepaalde voorwaarden zakelijk afboeken. Het moet wel duidelijk zijn dat het diner plaatsvond in het kader van het onderhouden van zakelijke relaties.
2. Bespreking met collega’s of personeel: Heb je een bespreking met collega’s of personeel tijdens het eten, bijvoorbeeld een werkoverleg of vergadering? Ook in dat geval kunnen de kosten voor het diner als zakelijke kosten worden aangemerkt, mits er sprake is van een duidelijke link met het werk.
3. Reis of verblijf: Wanneer je voor werk op reis bent en uit eten gaat, kunnen de kosten voor maaltijden en drankjes vaak worden afgetrokken als zakelijke kosten. Het moet dan wel duidelijk zijn dat de reis een zakelijk doel heeft.

beperkingen en percentages: wat mag je afboeken?

Hoewel je bepaalde zakelijke diners kunt afboeken, mag je niet de volledige kostenpost aftrekken van je winst. Voor gemengde kosten, waaronder eten en drinken, geldt een beperking. De Belastingdienst hanteert hierbij twee opties waar je uit kunt kiezen:

1. 80% van de kosten aftrekken: Je kunt ervoor kiezen om 80% van de gemaakte kosten voor een zakelijk diner af te trekken van je winst. Dit betekent dat je 20% van de kosten als privé-uitgave moet beschouwen, ook al vond het diner plaats met een zakelijke reden.
2. Een vast bedrag niet aftrekken: Een andere optie is om een vast bedrag van € 5.200 per jaar niet af te trekken voor gemengde kosten, ongeacht hoeveel je hebt uitgegeven aan eten en drinken. Als je regelmatig zakelijke diners hebt, kan deze optie voordeliger zijn.

wat valt er onder de kosten?

Bij het zakelijk afboeken van een diner gaat het niet alleen om de kosten van het eten zelf. Ook andere bijkomende kosten, zoals drankjes, fooi en eventuele parkeerkosten kunnen als zakelijke kosten worden aangemerkt, mits ze allemaal direct te maken hebben met de zakelijke aangelegenheid. Als je een uitgebreid diner hebt met meerdere gangen, kunnen dus alle onderdelen van de rekening worden meegenomen in de zakelijke kostenpost, zolang de bovengenoemde voorwaarden worden gevolgd.

de juiste administratie is cruciaal

Een van de belangrijkste aspecten bij het zakelijk afboeken van een diner is het goed bijhouden van de administratie. Zorg ervoor dat je altijd de bon of factuur bewaart, waarop duidelijk staat waar en wanneer het diner heeft plaatsgevonden. Daarnaast is het belangrijk om vast te leggen met wie je hebt gegeten en wat het zakelijke doel van het diner was. Dit kan bijvoorbeeld door op de bon een korte notitie te maken van de bespreking of door een mail of notulen van het gesprek bij te voegen.

Als de Belastingdienst je administratie controleert, moeten ze kunnen zien dat de kosten daadwerkelijk zakelijk waren. Een slechte administratie kan ervoor zorgen dat de kosten worden afgekeurd, zelfs als het om een duidelijk zakelijk diner ging.

kun je alle zakelijke etentjes afboeken?

Hoewel je een zakelijk diner in veel gevallen kunt afboeken, zijn er uitzonderingen. Representatiekosten, zoals luxe diners of extravagante etentjes zonder duidelijk zakelijk doel, worden door de Belastingdienst kritisch bekeken. Het is belangrijk om hier een balans in te vinden en ervoor te zorgen dat de uitgaven in verhouding staan tot het zakelijk belang van het diner.

Daarnaast zijn er regels voor het afboeken van kosten die voor jezelf als ondernemer gelden. Je kunt bijvoorbeeld de kosten van je eigen maaltijden tijdens een werkdag niet zomaar zakelijk aftrekken, tenzij er een duidelijke zakelijke reden is voor het diner, zoals een bespreking met een klant of zakenpartner.